Draaiboek introductie nieuwe medewerkers

Wat maakt een nieuwe werknemer mee op een eerste werkdag en wat komt er allemaal bij kijken? Er komt onverwachts toch een hoop aan bod tijdens een introductie. De berg aan informatie die op een nieuwe werknemer afkomt op een eerste dag is meer dan gedacht. Er zijn protocollen, culturele gedragsregels en huisregels om er een paar te noemen.

Wij volgden de reis van een nieuwe werknemer op dag 1. Hieruit hebben wij een overzicht van de need-to-know onderwerpen opgesteld, die aan bod komen tijdens de aller eerste werkdag.

Hopelijk is het een handig overzicht van elementen die je kunt gebruiken om je draaiboek op te stellen!

Overall te regelen op de eerste werkdag van de medewerker:

Om ervoor te zorgen dat een nieuwe collega gelijk het gevoel krijgt dat het binnen jullie organisatie goed geregeld is, zorg je ervoor dat je een aantal zaken klaar hebt en op een vast moment gedurende de dag kunt doornemen. Naast een prettige indruk, heb je direct de facilitaire zaken afgevinkt!

Het gaat hierbij om de volgende zaken:

  • Werkplek en werkmaterialen
  • PC/laptop, inclusief inlogcodes
  • Telefoon en telefoonlijst
  • E-mailadres
  • Toegangspasjes
  • Benoemen van coach/mentor
  • Aankondiging collega’s
  • Eventueel werkkleding

Is dat geregeld? Dan kan je draaiboek beginnen met het daadwerkelijke eerste moment: de introductie.

De daadwerkelijke introductie begint met:

  • Ontvangst
  • Bedrijfsinformatie, missie
  • Bespreken van bedrijfsregels
  • Kledingvoorschriften
  • Regels met betrekking tot eten, drinken op locatie
  • Pauzes
  • Rookbeleid
  • Telefoon-, internet en sociale mediaprotocol
  • Afspraken over parkeren
  • Regels over opruimen en schoonmaken
  • Sleutelprocedures
  • Taalgebruik
  • Omgangsvormen collega’s, klanten en leveranciers
  • Klachtenprocedure

Een hele waslijst, maar zo weet de nieuwe collega direct welke (interne) regels jullie organisatie stelt en waar rekening gehouden mee dient te worden. Tip: je kunt veel procedures ook vastleggen in een (leesbaar) HR personeelsbeleid document, wat de collega zelf kan doornemen. Het beste nog in de pre-boarding fase!

Een rondleiding en uitleg over de organisatie

Vervolgens is het goed om een fysieke kennismaking met de organisatie op te zetten. Een aantal zaken die ook in de procedures zijn opgenomen, kun je verwerken in de rondleiding, zodat het meer natuurlijk aanvoelt. Mocht je iets missen, dan kun je terugvallen op je personeelsbeleid om zaken terug te lezen.

Denk tijdens de rondleiding aan de volgende zaken:

  • Kantine
  • Toiletten
  • Kleedruimte/lockers
  • Nooduitgangen, brandblussers, alarm
  • EHBO doos
  • Arbozaken
  • Fysieke belasting, RSI
  • Persoonlijke hygiëne
  • Werktijden en rustpauzes
  • Ongewenst gedrag
  • Veiligheidsinstructie
  • Bespreken inwerkperiode
  • Rooster
  • Werktijden en pauzes
  • Uren, overuren, verlof, ziekte
  • Bedrijfsreglement
  • Beoordelingsprocessen
  • Personeelsdossier
  • Opleidingen
  • CAO
  • Vergoedingen en fiscale regelingen
  • Pensioen
  • Evaluatie introductie en feedback
  • Bezoek aan HR/personeelszaken
  • Kennismaking collega’s

De laatste twee onderdelen zijn absoluut key voor de eerste werkdag. Naast het feit dat je alleen maar kunt kennismaken, is het mogelijk om een begroetingsbeleid op te stellen. Zo spreek je met elkaar af dat de nieuwe persoon verwelkomt wordt in het team en een goed gevoel krijgt bij de HR afdeling: de plek waar altijd aangeklopt kan worden bij eventuele problemen!

Draaiboek introductie nieuwe medewerkers

Uitgebreide introductie nieuwe medewerker(s)

Een nieuwe medewerker snel productief krijgen met trainingen en informatievoorziening is een goede maar tijdrovende procedure. Indien er binnen de organisatie complexe processen en werkwijzen besproken moeten worden kost dit al gauw enkele momenten op verschillende dagen. Een uitgebreid introductieprogramma heeft voordelen maar kost ook veel tijd. Bij grotere organisaties met veel verloop zijn deze procedures uitgekiend maar nog niet efficiënt. Papierwerk en presentaties zijn zwaar te verteren voor een gemotiveerde nieuwe werknemer. In een online omgeving kunnen deze processen worden ingepland voor de nieuwe werknemer om in eigen tempo te voltooien.

“Traditionele inwerkprogramma’s kunnen meerdere dagen/weken/maanden duren afhankelijk van de complexiteit van de functie.”

Wanneer binnen jouw organisatie sprake is van de noodzaak van een dergelijk uitgebreid programma, dan is het mogelijk om het draaiboek aan te vullen met de volgende zaken:

  • Toelichting programma
  • Kennismaking Raad van Bestuur/directie
  • Presentatie bedrijfsinformatie
  • Organisatieschema, beleidsplan, jaarverslag
  • Historie, ontwikkelingen, producten en klanten
  • In vogelvlucht door folders, flyers en website
  • Informatiesessie over (ethisch) beleid
  • Verplichte trainingen
  • Rondleiding terrein overige bedrijfsonderdelen
  • Kennismaking coach/mentor
  • Kennismakingssessie met directe collega’s
  • Inwerken eigen werkzaamheden
  • Evaluatie en vaststellen voorlopige doelen
  • Evaluatie en maken persoonlijk ontwikkelplan

Download het Voorbeeld Inwerkplan
voorbeeld inwerkprogramma

Het draaiboek voor de eerste dag van medewerkers is slechts een kleine stap in het hele onboarding proces. Wil je graag weten hoe je de gehele inwerkperiode kunt invullen? Download dan ons voorbeeld inwerkplan!

 
 

Zelf aan de slag met een (geautomatiseerd) draaiboek

Zoals je merkt is het ontwikkelen van een draaiboek een pittige opgave, waar veel vergeten kan worden.

Pace Onboarding biedt het beste van twee werelden; een uitgebreid inwerktraject zonder dat het de leidinggevenden veel tijd kost. De automatisering van de meest voorkomende processen worden in een digitale leeromgeving klaargezet voor elke nieuwe medewerker in die bepaalde functie. Profielen kunnen per functie, afdeling of team ingesteld worden met de nodige e-learning en trainingen. Documentatie onderteken in een handomdraai door in ‘Mijn Pace’ persoonlijke documenten in te zien en te ondertekenen. Gebruiksgemak staat voorop bij een gestroomlijnd onboarding programma. Een goede onboarding is succesvol zodra het inwerken soepel verloopt.

Demo aanvragen

Kijk nu hoe Pace Lab jou kan helpen je medewerker-engagement te verbeteren.
Zet grote stappen in het nieuwe tijdperk van HR en ontvang een gratis demo van ons platform!

Demo aanvragen